Module Compte prorata
La caisse commune, remboursée à l'euro près.
Base vie, clôtures, électricité, eau, nettoyage : vous avancez, les lots remboursent. FairCost rédige la convention, lance les appels de fonds et relance à votre place.
| Entreprise | État |
|---|---|
| DMDÉMOLITION DE L'OUEST | Signé |
| BLBÉTON DU LAC | Signé |
| CHCHARPENTES DU BOCAGE | Refusé |
| EOÉTANCHÉITÉ OUEST | Signé |
| MAMENUISERIES ATLANTIQUE | Signé |
| PLPLÂTRERIE LIGÉRIENNE | Envoyé |
Interface FairCost reconstituée — données fictives
Le problème
Trois situations que vous avez déjà vécues
- ✕ 01
La convention qui dort dans un tiroir
Envoyée à 17 lots en PDF, signée par 9, contestée par 2. Au premier appel de fonds, personne ne retrouve la bonne version.
- ✕ 02
Les relances au téléphone
Le lot étanchéité « a bien reçu la facture ». Pour la troisième fois. Pendant ce temps, c'est votre trésorerie qui finance le chantier.
- ✕ 03
La clôture qui traîne un an
Solde à répartir, entreprise en redressement, quitus introuvable : le compte prorata survit au chantier, et pas en bonne santé.
Comment ça marche
Compte prorata, en 4 étapes
- 1
Convention
Partez d'un modèle basé sur la norme NF P03-001 ou importez la vôtre. Chaque lot la signe électroniquement.
- 2
Appels de fonds
Forfait ou réel, facturation aux lots ou à la maîtrise d'ouvrage : les appels partent au bon montant, au bon moment.
- 3
Dépenses et relances
Déposez vos factures, l'OCR les lit. Les relances, le recommandé électronique et les pénalités suivent automatiquement.
- 4
Clôture et quitus
Solde réparti, encours suivis, quitus généré. Le compte prorata se ferme avec le chantier, pas un an après.
Fonctionnalités
Ce que fait le module, concrètement
Convention signée en ligne
Modèles basés sur la NF P03-001, signature électronique de chaque lot, suivi des signatures et des refus.
Appels de fonds forfait ou réel
Facturation aux lots ou à la maîtrise d'ouvrage, montants calculés selon la convention.
Dépenses lues par OCR
Les factures de dépenses communes sont lues et pré-saisies. Vous validez.
Relances et pénalités
Relances automatiques, lettre recommandée électronique, application des pénalités prévues.
Compte inter-entreprises
Les refacturations entre lots tracées au même endroit que le prorata.
Clôture, quitus, encours
Suivi des encours, des entreprises en procédure collective, puis clôture et quitus.
Spécial gros œuvre
Le gros œuvre avance. FairCost encaisse.
Le lot gros œuvre est souvent gestionnaire du compte prorata : il installe et paie la base vie, les clôtures, les consommations. FairCost transforme ces avances en appels de fonds suivis, lot par lot.
- Vue « dépensé vs facturé » par chantier
- Alertes sur les appels de fonds en retard et les budgets dépassés
- Suivi du risque des lots et des procédures collectives
« Vous avancez les frais du chantier. FairCost vous fait rembourser. »
Appel de fonds n° 3 — trimestre 3
Forfait 1,5 % · émis le 01/10 · échéance 31/10
| Lot | Montant | Statut |
|---|---|---|
| 04 — Étanchéité | 1 245,00 € | Payé |
| 05 — Menuiseries | 2 310,00 € | En retardJ+18 |
| 03 — Charpente | 1 980,00 € | Litige |
| 07 — Plomberie | 1 515,00 € | Promessele 15/11 |
| 08 — Électricité | 1 690,00 € | Payé |
Interface FairCost reconstituée — données fictives
Sous le capot
Briques et preuves
Les services sur lesquels s'appuie le module.
- UniversignSignature électronique de la convention par chaque lot.
- AR24Lettre recommandée électronique pour les relances formelles.
- OCRLecture automatique des factures de dépenses communes.
- Factur-XFactures d'appels de fonds au format Factur-X.
FAQ
Compte prorata : vos questions
Qu'est-ce que le compte prorata ?
C'est le compte qui répartit entre les entreprises d'un chantier les dépenses d'intérêt commun (base vie, consommations d'eau et d'électricité, nettoyage…). Ses règles sont fixées par une convention, souvent inspirée de la norme NF P03-001.
Peut-on importer une convention existante ?
Oui. Vous pouvez partir d'un modèle FairCost basé sur la norme NF P03-001 ou reprendre votre propre convention, puis la faire signer électroniquement.
Forfait ou réel : FairCost gère-t-il les deux ?
Oui. Les appels de fonds se calculent en forfait (pourcentage du marché) ou au réel, avec facturation aux lots ou à la maîtrise d'ouvrage.
Que se passe-t-il si une entreprise ne paie pas ?
FairCost relance automatiquement, peut envoyer une lettre recommandée électronique et appliquer les pénalités prévues par la convention. Les entreprises en procédure collective sont signalées.
Et ensuite
Modules liés
- Conformité sous-traitantsLes 12 pièces de vigilance demandées, contrôlées et relancées avant expiration.Découvrir
- Gestion de la grueConvention, créneaux réservés par QR code, bon de commande : la grue partagée sans conflit.Découvrir
- Suivi environnementalÉlectricité, eau, bennes et taux de valorisation : les factures lues par l'IA, l'audit prêt.Découvrir
Vous avancez les frais du chantier. FairCost vous fait rembourser.
30 minutes, sur un de vos chantiers réels. Vous repartez avec une idée claire de ce que FairCost change pour vous.