Compte prorata : le guide complet pour l'entreprise de gros œuvre

Sur la plupart des chantiers en corps d'état séparés, c'est le gros œuvre qui arrive le premier, monte la base vie, tire l'eau et l'électricité, et se retrouve à tenir le compte prorata. Autrement dit : avancer de l'argent pour tout le monde, puis courir après les autres lots pour se faire rembourser. Ce guide reprend les règles du jeu, les étapes et les pièges, pour que le compte prorata reste une ligne de gestion et pas un contentieux de fin de chantier.

Le compte prorata en deux phrases

Le compte prorata est un compte spécial, ouvert entre les entreprises d'une même opération, pour payer les dépenses d'intérêt commun qui ne peuvent pas être affectées à un lot précis. À la fin, le solde est réparti entre les entreprises, en principe à proportion du montant de leurs travaux.

Aucune loi ne l'impose. Ses règles viennent du marché : le CCAP, une convention signée entre les entreprises et, pour les marchés privés qui s'y réfèrent expressément, la norme NF P03-001 (CCAG des marchés privés de bâtiment). Nous détaillons ce que prévoit cette norme dans un article dédié.

Ce qui va au compte prorata, et ce qui n'y va pas

La logique de la norme NF P03-001, telle qu'elle est généralement décrite, est simple : ce qui est prévisible est affecté à un lot, ce qui est imprévisible ou indivisible va au compte prorata.

Ce qui est normalement affecté à un lot

Les dépenses d'équipement du chantier sont prévisibles : elles doivent être chiffrées dans le prix du lot désigné, le plus souvent le gros œuvre. On y trouve classiquement les branchements provisoires, les voies et aires de chantier, les clôtures, le panneau de chantier, le bureau de chantier et les installations d'hygiène communes. Le gros œuvre les réalise et se rémunère dans son marché, pas dans le compte prorata.

Ce qui va au compte prorata

Ce sont surtout les dépenses de fonctionnement partagées :

• les consommations d'eau et d'électricité des installations communes ;
• le nettoyage du bureau de chantier et des sanitaires communs ;
• le gardiennage, quand il a été décidé collectivement ;
• toute autre dépense expressément portée au compte par le marché, la convention ou le comité de contrôle.

Ce qui ne devrait pas y aller

Les fournitures ou ouvrages oubliés dans les pièces du marché ne sont pas des dépenses communes : ils relèvent du maître d'ouvrage. Le nettoyage de chantier n'est pas non plus mutualisé par défaut : chaque entreprise laisse sa zone propre. Quant aux déchets, la FFB indique que l'UMGO plaide pour les exclure du compte prorata. Si vos documents les y intègrent, mieux vaut le savoir avant de chiffrer.

Qui gère, qui décide

Deux acteurs à distinguer :

• Le gestionnaire du compte, en pratique l'entreprise du lot principal (souvent le gros œuvre) ou le mandataire en cas de groupement. Il tient une comptabilité séparée, propose le budget, émet les appels de fonds, présente l'état des dépenses et prépare le décompte final. Il est rémunéré pour ce travail, selon les modalités prévues au marché ou dans la convention.
• Le comité de contrôle, composé de représentants des différents groupes de lots (structure, second œuvre, équipements). Il valide les dépenses imprévues, contrôle les comptes, tranche les contestations et arrête le solde.

Le maître d'œuvre et le maître d'ouvrage ne gèrent pas le compte, mais ils interviennent à un moment clé : à la fin, quand il faut obtenir le paiement des entreprises débitrices.

Le cycle de vie d'un compte prorata

1. Préparation de chantier

C'est le moment de signer la convention, de désigner le gestionnaire et le comité, et d'arrêter un budget prévisionnel. Ce budget sert à fixer le pourcentage appliqué aux situations de chaque entreprise pour les appels de fonds. Une entreprise qui arrive en cours de chantier doit adhérer à la convention : prévoyez-le dans les pièces de consultation des lots tardifs.

2. Appels de fonds en cours de chantier

Deux méthodes coexistent :

• au forfait : un pourcentage fixe du montant du marché ou des situations, ajusté en fin de chantier ;
• au réel : chaque appel reflète les dépenses effectivement engagées, justifiées par des factures.

Dans les deux cas, la régularité fait tout. Un appel de fonds par mois, adossé aux situations de travaux, avec les justificatifs joints, se paie mieux qu'une facture unique de régularisation douze mois plus tard.

3. Suivi des dépenses

Chaque dépense imputée au compte doit être justifiée : facture, attachement, devis validé par le comité. Le gestionnaire diffuse périodiquement un état des dépenses et des recettes à toutes les entreprises. C'est fastidieux, mais c'est ce qui évite le fameux « je n'ai jamais vu ces factures » en réunion de clôture.

4. Relances et impayés

Une entreprise ne paie pas ? La relance amiable, puis la mise en demeure. Pour les marchés soumis à la NF P03-001, la norme organise un mécanisme permettant au gestionnaire, après mise en demeure restée sans effet, de demander au maître d'ouvrage de retenir les sommes dues sur les paiements de l'entreprise défaillante. Encore faut-il pouvoir prouver la mise en demeure : une lettre recommandée électronique a ici toute sa place.

5. Clôture et quitus

Après la réception, le gestionnaire établit le solde et la répartition définitive, les communique aux entreprises, recueille leurs observations et soumet le tout au comité. Chaque entreprise reçoit alors une facture ou un avoir, puis une attestation indiquant si elle est en règle. Cette attestation, le quitus, est attendue par le maître d'œuvre pour le décompte général. Pas de quitus, pas de solde : c'est le levier le plus efficace du gestionnaire.

Les sources de conflit classiques

Sans prétendre à l'exhaustivité, voici ce qui revient le plus souvent en réunion de chantier :

1. Le périmètre flou. Une convention qui dit « dépenses communes » sans liste précise ouvre la porte à toutes les discussions. Annexez une liste.
2. La base vie surdimensionnée. Les autres lots contestent le nombre de bungalows ou la durée de location. Calez le dimensionnement sur le planning des effectifs communiqué en préparation.
3. Les consommations sans compteur. Électricité partagée entre la grue, les cantonnements et l'outillage de tous les lots : sans sous-comptage, la répartition devient une négociation.
4. Les dégradations sans auteur. Une porte palière rayée, une gaine arrachée. Si personne ne se dénonce, la tentation est de tout passer au compte prorata. Le comité doit trancher vite, photos datées à l'appui.
5. Les entreprises qui disparaissent. Redressement judiciaire, liquidation : la part non payée retombe sur les autres. Suivez les encours entreprise par entreprise et déclarez les créances dans les délais lorsqu'une procédure collective est ouverte.

Ce que le gros œuvre a intérêt à cadrer dès la préparation

Le gestionnaire du compte prorata porte un risque de trésorerie réel : il paie les fournisseurs avant d'être remboursé. Quelques réflexes pour le limiter :

• Lire les pièces du marché avant de chiffrer : référence ou non à la NF P03-001, dépenses affectées au gros œuvre, dépenses portées au compte prorata, rémunération du gestionnaire.
• Faire signer la convention en préparation, avant que les premières factures d'eau et d'électricité arrivent. Une convention signée en fin de chantier, c'est une négociation, pas une convention.
• Constituer un fonds de roulement dès le démarrage si la convention le permet, plutôt que de préfinancer seul.
• Appeler les fonds au rythme des situations, pas en fin d'opération.
• Tracer chaque relance, jusqu'à la lettre recommandée, pour pouvoir actionner le maître d'ouvrage.
• Préparer la clôture au fil de l'eau : un compte tenu proprement se clôture en quelques semaines, un compte reconstitué à partir d'une boîte mail se clôture en plusieurs mois, s'il se clôture.

Bien tenu, le compte prorata n'est ni une rente ni une punition pour le gros œuvre. C'est un service rendu au chantier, qui mérite d'être rémunéré et outillé comme tel.