Norme NF P03-001 : ce qu'elle prévoit pour le compte prorata

On cite la NF P03-001 en réunion de chantier comme on cite le Code civil : souvent, et rarement avec le texte sous les yeux. Normal, elle est payante. Voici ce qu'elle prévoit pour le compte prorata, résumé dans nos mots, avec ses limites. Pour le détail exact, rien ne remplace la lecture de la norme elle-même.

Une norme contractuelle, pas une loi

La NF P03-001 est le cahier des clauses administratives générales (CCAG) applicable aux travaux de bâtiment faisant l'objet de marchés privés. Sa version actuelle date d'octobre 2017 et remplace celle de 2000 et son amendement de 2009.

Point essentiel : elle ne s'impose pas d'elle-même. Elle s'applique uniquement si les documents du marché s'y réfèrent expressément. Un marché privé qui ne la cite pas n'y est pas soumis, et un marché public relève d'autres textes, à commencer par le CCAG Travaux, qui ne détaille pas le fonctionnement du compte prorata.

Autre point : la norme est un socle. Les pièces particulières du marché et la convention signée entre les entreprises peuvent l'adapter, et c'est même ce qu'elle encourage.

L'article 14 : dépenses d'intérêt commun et compte prorata

L'article 14 pose le principe. Les dépenses d'intérêt commun qui ne correspondent pas à des travaux prévus dans les clauses techniques, et qui ne sont pas affectées à un lot par les annexes A ou B, sont inscrites au compte prorata.

Trois précisions importantes, telles que nous les comprenons :

• Les oublis du marché n'en font pas partie. Les fournitures ou ouvrages destinés au maître d'ouvrage et omis dans les pièces du marché ne deviennent pas des dépenses communes par magie.
• Le maître d'ouvrage peut fournir certaines prestations communes, si le CCAP le prévoit.
• Toutes les entreprises de l'opération contribuent, sauf disposition contraire du marché.

L'article 14 traite aussi de la gestion et du règlement du compte. En l'absence de convention particulière, ce sont les règles de l'annexe C qui s'appliquent. Si une convention est signée, le gestionnaire en adresse une copie au maître d'œuvre et au maître d'ouvrage.

Le mécanisme de paiement par le maître d'ouvrage

C'est la disposition la plus utile au gestionnaire. Après la réception, il établit pour chaque entreprise une attestation indiquant si elle est en règle ou ce qu'elle doit encore. Le maître d'œuvre joint cette attestation au projet de décompte, et le maître d'ouvrage peut verser directement au gestionnaire, sur le solde de l'entreprise débitrice, la somme qu'elle doit au compte prorata.

En cours de chantier, la norme permet au gestionnaire de demander l'application de ce mécanisme sur les acomptes, après une mise en demeure restée sans effet. D'où l'intérêt de pouvoir prouver la date et le contenu de cette mise en demeure.

Annexe A : qui paie quoi sur un chantier neuf

L'annexe A repose sur une distinction simple :

Type de dépense	Principe	Exemples
Équipement	Prévisible, donc affectée à un lot et payée dans son prix	branchements provisoires, voies de chantier, clôtures, panneau de chantier, bureau de chantier, sanitaires communs
Entretien	Assuré par l'entreprise qui a réalisé l'installation, l'imputation du coût suivant les règles de l'annexe	maintien en état des installations communes
Fonctionnement	Partagée, donc portée au compte prorata	consommations d'eau et d'énergie des installations, nettoyage du bureau et des sanitaires, gardiennage décidé par le comité

Le tableau d'équipement de l'annexe A désigne, pour la plupart des installations extérieures au bâtiment, le lot gros œuvre (ou le lot VRD quand il est dévolu en même temps). Pour les équipements intérieurs du bâtiment, ce sont les lots techniques concernés : plomberie pour l'eau, électricité pour l'éclairage de chantier, et ainsi de suite.

Les dépenses d'équipement inhabituelles, qui ne figurent pas dans ce tableau, ne peuvent être mises à la charge d'un lot que si les pièces du marché le disent expressément. À défaut, le comité de contrôle peut décider de les porter au compte prorata.

Enfin, deux règles pratiques souvent oubliées : le nettoyage du chantier n'est pas décompté au prorata (chaque entreprise nettoie derrière elle), et le chauffage du chantier fait l'objet d'un accord séparé, hors compte prorata.

Annexe B : les travaux sur existants

Pour la réhabilitation, l'annexe B adapte les règles de l'annexe A. L'idée générale : les voies d'accès, branchements et installations existants sont réputés utilisables. Si ce n'est pas le cas, on revient aux règles de l'annexe A. L'entretien des installations existantes mises à disposition des entreprises est porté au compte prorata, et les consommations sans compteur divisionnaire restent à la charge du maître d'ouvrage.

Annexe C : la gestion par défaut du compte prorata

L'annexe C est la « convention par défaut ». Elle s'applique quand les entreprises n'ont rien signé d'autre.

Le gestionnaire

Le compte est tenu par le mandataire en cas de groupement, sinon par l'entreprise du lot principal, sauf substitution décidée par le comité. Le gestionnaire tient une comptabilité distincte, propose le budget et les appels de fonds, informe les entreprises et prépare le décompte final. Sa rémunération est un pourcentage des dépenses imputées, fixé par accord avec le comité, avec un taux par défaut prévu par la norme en l'absence d'accord.

Le comité de contrôle

Il comprend un nombre impair de membres, représentant au minimum les lots de structure, de second œuvre et d'équipement. Il décide des dépenses imprévues, contrôle les comptes, accepte ou refuse les factures contestées et arrête le solde. Les entreprises s'en remettent à lui pour fixer leur contribution.

Recettes et dépenses

Un budget prévisionnel est arrêté en début de chantier. Les appels de fonds sont émis sur la base des marchés, puis des situations de travaux communiquées par le maître d'œuvre. Ces paiements sont indépendants de ceux du maître d'ouvrage : une entreprise ne peut pas attendre d'être payée pour régler le compte prorata. Côté dépenses, chaque imputation doit être justifiée par facture ou attachement, et la norme prévoit un délai au-delà duquel une entreprise renonce à facturer une prestation au compte.

Solde et répartition

Après réception, le gestionnaire établit le solde et la répartition, en principe au prorata des situations cumulées de chaque entreprise. Les entreprises disposent d'un délai pour présenter leurs observations, le comité statue, puis le gestionnaire émet factures ou avoirs. La norme encadre chacune de ces étapes par des délais précis : reportez-vous au texte.

Ce que la norme ne règle pas à votre place

La NF P03-001 donne un cadre solide, mais elle laisse plusieurs sujets ouverts :

• la liste précise des dépenses propres à votre chantier, que seule une convention peut fixer ;
• le choix entre forfait et réel pour les appels de fonds, que la norme n'impose pas en ces termes ;
• la gestion des entreprises en procédure collective, qui relève du droit des entreprises en difficulté ;
• les preuves : la norme suppose des mises en demeure, des attestations et des états périodiques, encore faut-il les produire et les dater ;
• les marchés publics, où il faut se référer au CCAP et à la convention.