Obligation de vigilance : les pièces à demander à vos sous-traitants (et quand)

Un sous-traitant qui démarre lundi, une attestation URSSAF « en cours de renouvellement », un Kbis de 2019 envoyé en photo floue. Vous connaissez la scène. Le problème, c'est qu'en matière de travail dissimulé, le Code du travail ne demande pas au donneur d'ordre d'avoir de bonnes intentions : il lui demande d'avoir les bonnes pièces, aux bonnes dates. Voici lesquelles.

Le principe : vérifier à la signature, puis tous les six mois

L'article L8222-1 du Code du travail impose à toute personne qui conclut un contrat portant sur une prestation de services ou des travaux de vérifier que son cocontractant s'acquitte de ses obligations déclaratives et sociales. Cette vérification a lieu lors de la conclusion du contrat, puis périodiquement jusqu'à la fin de son exécution.

Deux chiffres à retenir, tous deux fixés par la partie réglementaire du code :

Attention au seuil : le texte vise le montant de l'opération. Raisonner facture par facture pour un même marché découpé en plusieurs situations serait, a minima, imprudent.

Les pièces exigées par le Code du travail

Pour un sous-traitant établi en France

L'article D8222-5 liste ce que le donneur d'ordre doit se faire remettre, à la signature puis tous les six mois :

• une attestation de vigilance URSSAF (attestation de fourniture des déclarations sociales et de paiement des cotisations) datant de moins de six mois, dont vous devez vérifier l'authenticité auprès de l'organisme de recouvrement ;
• un justificatif d'immatriculation lorsque l'entreprise y est soumise : extrait Kbis, extrait d'immatriculation au registre national des entreprises (ex-répertoire des métiers), ou à défaut un document professionnel portant le nom, l'adresse et le numéro d'immatriculation, ou le récépissé de dépôt de déclaration.

Vérifier l'authenticité de l'attestation URSSAF n'est pas une option : c'est le code qui le prévoit. Une attestation téléchargée, retouchée puis transmise par mail reste un classique.

Si le sous-traitant emploie des salariés étrangers

L'article D8254-2 prévoit que le donneur d'ordre se fait remettre, lors de la conclusion du contrat, la liste nominative des salariés étrangers soumis à autorisation de travail, avec pour chacun la date d'embauche, la nationalité, ainsi que le type et le numéro du titre valant autorisation de travail.

Si le sous-traitant détache des salariés en France

L'article L1262-4-1 impose au donneur d'ordre de vérifier, avant le début du détachement, que le prestataire a accompli la déclaration préalable de détachement (via le téléservice SIPSI). À défaut de l'avoir reçue dans les 48 heures suivant le début de la prestation, le donneur d'ordre doit le signaler à l'inspection du travail. Côté sécurité sociale, le formulaire A1 atteste du régime applicable aux salariés détachés : il est courant de le demander avec la déclaration.

La carte BTP

L'article L8291-1 prévoit la délivrance d'une carte d'identification professionnelle à chaque salarié réalisant des travaux de BTP, y compris en détachement. C'est une obligation de l'employeur, mais sur votre chantier, un compagnon sans carte est d'abord votre problème : contrôlez-les à l'accueil.

Les pièces que vos contrats exigent en plus

Au-delà du minimum légal, la plupart des contrats de sous-traitance en gros œuvre demandent d'autres pièces. Elles ne relèvent pas toutes de l'obligation de vigilance au sens strict, mais elles protègent l'entreprise principale :

• attestations d'assurance responsabilité civile et décennale, en cours de validité, couvrant les activités réellement confiées ;
• attestation de régularité fiscale, souvent exigée, notamment dans la commande publique ;
• attestation de la caisse de congés payés du BTP (réseau CIBTP), les entreprises du BTP relevant d'un régime de caisses de congés prévu par décret en application de l'article L3141-32 ;
• attestation PRO BTP, selon vos exigences contractuelles ;
• attestation sur l'honneur de non-recours au travail dissimulé ;
• RIB, indispensable pour un paiement direct ou une délégation de paiement ;
• références de chantiers comparables.

N'oubliez pas le volet loi de 1975 : le sous-traitant doit être accepté et ses conditions de paiement agréées par le maître d'ouvrage (article 3 de la loi n° 75-1334), et ses paiements garantis par une caution ou une délégation de paiement (article 14). Un sous-traitant non déclaré, c'est un risque de plus, indépendant de la vigilance sociale.

Le calendrier : quoi demander, et quand

Pièce	Base	Quand la demander
Attestation de vigilance URSSAF	Code du travail, D8222-5	À la signature, puis tous les six mois jusqu'à la fin du contrat
Kbis ou extrait RNE (ex-RM)	Code du travail, D8222-5	À la signature, puis tous les six mois
Liste des salariés étrangers	Code du travail, D8254-2	À la conclusion du contrat (une mise à jour en cours de chantier est prudente)
Déclaration de détachement SIPSI et A1	Code du travail, L1262-4-1	Avant le début du détachement
Cartes BTP	Code du travail, L8291-1	À l'arrivée de chaque salarié sur le chantier
Assurances RC et décennale	Contrat	À la signature, puis à chaque échéance annuelle
Régularité fiscale, CIBTP, PRO BTP	Contrat	À la signature, puis selon leur durée de validité
Attestation sur l'honneur, RIB, références	Contrat	À la signature

Le piège classique est la date de fin. L'obligation court jusqu'à la fin de l'exécution du contrat : un sous-traitant qui revient lever ses réserves huit mois après son attestation n'est plus couvert.

Ce que vous risquez en cas d'oubli

Si votre sous-traitant est verbalisé pour travail dissimulé et que vous n'avez pas procédé aux vérifications, l'article L8222-2 vous rend solidairement tenu avec lui, notamment au paiement des impôts, taxes et cotisations obligatoires, des pénalités et majorations, et des rémunérations et charges dues aux salariés concernés. Autrement dit, vous payez sa dette, avec les majorations.

En matière d'emploi d'étrangers sans titre ou de détachement, d'autres mécanismes de responsabilité et de sanction existent. Le point commun : les vérifications documentées sont votre meilleure défense.

Organiser la collecte sans y passer vos vendredis

La difficulté n'est pas de savoir quoi demander, c'est de le demander à trente entreprises, de relancer, de contrôler et de surveiller les dates d'expiration pendant toute la durée du chantier. Quelques principes :

• Une liste unique de pièces par type d'intervenant, annexée au contrat de sous-traitance.
• Un point de dépôt unique, accessible aux sous-traitants sans leur imposer un compte de plus.
• Des relances automatiques avant échéance, plutôt qu'une découverte en réunion de chantier.
• Une alerte avant expiration, par exemple 30 jours avant, pour laisser au sous-traitant le temps de produire la nouvelle pièce.
• Un contrôle de l'entreprise elle-même : SIREN actif, procédure collective éventuelle, signaux de fragilité.
• Un historique daté de ce qui a été reçu et contrôlé, à produire en cas de contrôle.

C'est exactement ce qu'un tableau Excel partagé fait mal, et ce qu'un outil dédié fait bien.